Ślub, narodziny dziecka albo śmierć bliskiej osoby mogą wymagać kilku dni wolnych od pracy, nawet gdy urlop wypoczynkowy został już zaplanowany. Urlop okolicznościowy to w praktyce płatne zwolnienie od pracy, którego zasady zależą od rodzaju wydarzenia, stopnia pokrewieństwa i terminu wykorzystania.
To krótkie, płatne zwolnienie związane z konkretnym wydarzeniem
- 2 dni przysługują między innymi z powodu własnego ślubu, narodzin dziecka albo śmierci najbliższych osób.
- 1 dzień obejmuje między innymi ślub dziecka oraz pogrzeb rodzeństwa, teściów, babci lub dziadka.
- Wolne nie pomniejsza urlopu wypoczynkowego i co do zasady zachowuje się za nie prawo do wynagrodzenia.
- Termin powinien mieć bezpośredni związek z wydarzeniem, a nie służyć jako dodatkowy dzień zwykłego odpoczynku.
- Pracodawca może poprosić o dokument potwierdzający okoliczność, na przykład akt małżeństwa lub akt zgonu.
Nie jest to zwykły urlop z puli wypoczynkowej
Potoczna nazwa bywa myląca. W przepisach chodzi o zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, a nie o dodatkową pulę urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie musi więc oddawać tych dni z przysługujących mu 20 albo 26 dni wolnego.
Uprawnienie wynika z § 15 rozporządzenia dotyczącego usprawiedliwiania nieobecności w pracy i dotyczy przede wszystkim osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Przy umowie zleceniu albo umowie o dzieło ustawowe zwolnienie nie przysługuje automatycznie, chyba że strony przewidziały podobne rozwiązanie w umowie lub regulaminie.
Ja zwracam uwagę na tę różnicę szczególnie osobom pracującym na kilku podstawach zatrudnienia. Sam fakt, że ktoś wykonuje pracę zarobkową, nie wystarcza. Liczy się rodzaj umowy i to, czy dana relacja podlega przepisom prawa pracy.
Kiedy pracodawca musi dać dzień lub dwa
Katalog zdarzeń jest zamknięty. Pracodawca nie może dowolnie rozszerzać ustawowego uprawnienia, ale może przyznać dodatkowe wolne na korzystniejszych zasadach, jeśli wynika to z regulaminu pracy, układu zbiorowego albo indywidualnych ustaleń.
| Wydarzenie | Wymiar zwolnienia |
|---|---|
| Ślub pracownika | 2 dni |
| Urodzenie się dziecka pracownika | 2 dni |
| Zgon i pogrzeb małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy pracownika | 2 dni |
| Ślub dziecka pracownika | 1 dzień |
| Zgon i pogrzeb rodzeństwa, teściowej, teścia, babci lub dziadka | 1 dzień |
| Zgon i pogrzeb osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika albo pod jego bezpośrednią opieką | 1 dzień |
W przypadku śmierci bliskiej osoby znaczenie ma dokładne brzmienie przepisu. Na przykład śmierć ojczyma lub macochy pracownika mieści się w katalogu dwóch dni, ale śmierć ojczyma albo macochy małżonka nie daje automatycznie takiego prawa. Wyjątkiem może być sytuacja, gdy ta osoba pozostawała na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Nie można też utożsamiać partnera życiowego z małżonkiem w rozumieniu tego przepisu. Przy związku nieformalnym ustawowe zwolnienie z powodu ślubu lub śmierci partnera nie wynika wprost z katalogu, choć firma może mieć własne, korzystniejsze zasady.
Termin ma związek z wydarzeniem, a nie z wygodą
Przepisy nie wskazują sztywnej liczby dni, w których trzeba złożyć wniosek ani ostatecznego terminu wykorzystania zwolnienia. Nie oznacza to jednak, że można zachować je na dowolny moment. Powinno zostać wykorzystane w czasie bezpośrednio związanym z konkretną okolicznością.
Przy ślubie wolne może obejmować dzień ceremonii i czynności z nią związane. Przy pogrzebie zwykle wykorzystuje się je w dniu ceremonii albo w bezpośrednim sąsiedztwie tego wydarzenia. Przy narodzinach dziecka rodzic może potrzebować czasu na sprawy organizacyjne i opiekę, ale odległy termin, niezwiązany już z narodzinami, może zostać zakwestionowany.
Jeżeli przysługują dwa dni, nie zawsze trzeba brać je razem. Rozdzielenie ich może być uzasadnione, gdy oba terminy pozostają w realnym związku ze ślubem, narodzinami lub pogrzebem. Dla bezpieczeństwa najlepiej opisać we wniosku, z jakim wydarzeniem wiąże się każdy z wybranych dni.
Przeczytaj również: Kod F41 a L4, zasiłek i renta. Co warto wiedzieć?
Dni pracy liczą się według grafiku
Zwolnienie obejmuje dni, które zgodnie z rozkładem czasu pracy miały być dla pracownika dniami pracy. Jeżeli ceremonia przypada w sobotę, która jest dla danej osoby dniem wolnym, samo wydarzenie nie zużywa automatycznie jednego dnia zwolnienia. Można natomiast wnioskować o dzień roboczy powiązany z przygotowaniami lub formalnościami.
Przy pracy na część etatu nie stosuje się prostego przeliczenia typu „pół etatu oznacza połowę dnia”. Jeden dzień oznacza dzień pracy wynikający z grafiku, a liczba godzin zależy od tego, ile pracownik miał zaplanowane do przepracowania w danym dniu. To ważne przy nierównomiernym rozkładzie czasu pracy.
Jak złożyć wniosek i jakie dokumenty przygotować
Jeżeli wydarzenie można przewidzieć, wniosek najlepiej złożyć przed rozpoczęciem nieobecności. Przy nagłym zgonie albo porodzie wystarczy poinformować pracodawcę tak szybko, jak to możliwe, a dokument potwierdzający przyczynę dostarczyć później, zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie.
Przepisy nie narzucają jednego wzoru wniosku. Dokument powinien jednak zawierać daty zwolnienia, rodzaj wydarzenia i podstawowe dane pracownika. W praktyce firmy często mają własny formularz papierowy albo elektroniczny.
- przy ślubie można przedstawić odpis aktu małżeństwa,
- przy narodzinach dziecka sprawdzi się akt urodzenia albo dokument potwierdzający urodzenie,
- przy pogrzebie pracodawca może poprosić o akt zgonu, nekrolog lub dokument związany z ceremonią,
- przy osobie pozostającej na utrzymaniu lub pod opieką potrzebne może być dodatkowe potwierdzenie tej sytuacji.
Nie zawsze trzeba dołączać dokument już przy składaniu wniosku. Pracodawca ma jednak prawo zweryfikować, czy przesłanka rzeczywiście wystąpiła. Z mojego punktu widzenia najrozsądniejsze jest szybkie zgłoszenie nieobecności i późniejsze przekazanie dokumentu, zamiast czekania z informacją do dnia rozpoczęcia pracy.
Co z wynagrodzeniem i niewykorzystanymi dniami
Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalanego podobnie jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że nie jest to dzień bezpłatny, a jego wykorzystanie nie powinno obniżyć pensji tylko dlatego, że pracownik nie wykonywał wtedy pracy.
Nie ma jednak ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni. To uprawnienie służy konkretnemu celowi i nie zamienia się w wypłatę przy rozwiązaniu umowy. Nie przechodzi też na następny rok tak jak urlop wypoczynkowy.
Jeżeli ktoś nie wykorzysta zwolnienia przy wydarzeniu, nie może później użyć go jako dodatkowego dnia odpoczynku. Przykładowo dzień związany ze ślubem dziecka nie powinien być traktowany jako dowolny wolny piątek kilka miesięcy po ceremonii.
Nie myl tego ze zwolnieniem z powodu siły wyższej
W praktyce te dwa uprawnienia bywają mieszane, bo oba dotyczą nagłych spraw rodzinnych. Mają jednak inną podstawę, wymiar i sposób rozliczania.
| Cecha | Zwolnienie okolicznościowe | Siła wyższa |
|---|---|---|
| Powód | Ślub, narodziny dziecka albo śmierć bliskiej osoby | Pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem |
| Wymiar | 1 albo 2 dni zależnie od wydarzenia | 2 dni albo 16 godzin w roku |
| Wynagrodzenie | Zachowane w pełnej wysokości według właściwych zasad | Przysługuje 50% wynagrodzenia |
| Pomniejszenie urlopu wypoczynkowego | Nie | Nie |
Zwolnienie z powodu siły wyższej może być właściwe wtedy, gdy trzeba natychmiast zająć się chorą osobą albo skutkami wypadku w rodzinie. Nie zastępuje ono dni związanych ze ślubem czy pogrzebem. Wybór niewłaściwej podstawy może później powodować problemy z kadrami, dlatego przy wątpliwościach opisuję pracodawcy konkretną sytuację zamiast ograniczać się do samej nazwy uprawnienia.
Co sprawdzić przed wysłaniem wniosku
Najprostsza kontrola zajmuje kilka minut. Najpierw sprawdź, czy pracujesz na umowie o pracę i czy wydarzenie znajduje się w ustawowym katalogu. Potem porównaj datę wydarzenia z grafikiem, wybierz dni robocze i przygotuj dokument, który może potwierdzić przyczynę nieobecności.
- Nie wpisuj urlopu wypoczynkowego, jeśli korzystasz ze zwolnienia okolicznościowego.
- Nie odkładaj wykorzystania na odległy termin bez związku z wydarzeniem.
- Zachowaj potwierdzenie złożenia wniosku, szczególnie gdy firma korzysta z poczty elektronicznej lub systemu kadrowego.
- Zapytaj kadry o dokument, jeśli sytuacja dotyczy nietypowego pokrewieństwa albo osoby pozostającej pod opieką.
Dobrze wykorzystane zwolnienie pozwala załatwić formalności, przeżyć ważny moment albo spokojnie zająć się rodziną bez ryzyka utraty wynagrodzenia. Najważniejsze są trzy rzeczy: właściwa przyczyna, termin powiązany z wydarzeniem i szybkie poinformowanie pracodawcy.
